Hướng dẫn lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Theo Hướng dẫn, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị (bao gồm tài liệu điện tử, tài liệu giấy và tài liệu trên các vật mang tin khác) vào lưu trữ hiện hành đối với văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam (gồm các tổ chức chính trị - xã hội, các hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ) từ Trung ương đến cơ sở.

Về yêu cầu đối với hồ sơ được lập, Hướng dẫn nêu rõ:

Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Hồ sơ phải bảo đảm đầy đủ tài liệu có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Hồ sơ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực (thông qua chữ ký số, kiểm tra dữ liệu), có khả năng tra cứu, tìm kiếm.

Tài liệu đưa vào hồ sơ là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì chọn bản sao hợp pháp.

Hồ sơ phải có tiêu đề hồ sơ, mã hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; đánh số trang đối với hồ sơ giấy; lập mục lục văn bản, tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn, 70 năm.

Trong 1 hồ sơ có tài liệu chứa bí mật nhà nước thì tài liệu chứa bí mật nhà nước được lập hồ sơ cùng với tài liệu thường và được quản lý, bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Đối với hồ sơ, tài liệu có chứa văn bản mật (trừ Tuyệt mật) được tạo lập và xử lý toàn trình trên mạng mật của Đảng thì việc lập hồ sơ điện tử và nộp vào lưu trữ hiện hành thực hiện tương tự như quy trình hồ sơ điện tử thông thường nhưng phải bảo đảm tuân thủ tuyệt đối quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định về an toàn, an ninh thông tin của Đảng. Trường hợp hồ sơ có tài liệu chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật thì tài liệu Tuyệt mật lập hồ sơ giấy, tài liệu thường lập hồ sơ điện tử (có cùng mã hồ sơ).

Cũng theo Hướng dẫn, trường hợp hồ sơ bao gồm cả tài liệu giấy, tài liệu trên các vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì ưu tiên lập hồ sơ điện tử. Đối với hồ sơ, tài liệu đã được xử lý toàn trình dưới dạng điện tử (từ khâu soạn thảo, ký số đến phát hành và tiếp nhận trên phần mềm) thì cơ quan, đơn vị thực hiện lập hồ sơ điện tử và nộp vào lưu trữ hiện hành trên phần mềm mà không nhất thiết phải lập, nộp song song hồ sơ giấy (trừ các trường hợp có quy định khác của Đảng và Nhà nước).

Mỗi hồ sơ phải được gắn một mã hồ sơ tương ứng trong Danh mục hồ sơ. Chuyên viên hoặc người được giao chủ trì xử lý, lập hồ sơ công việc phải kiểm tra và cập nhật mã số hồ sơ để bảo đảm tất cả các văn bản liên quan trong một hồ sơ phải có cùng mã hồ sơ.

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Theo Hướng dẫn, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

Chánh Văn phòng hoặc người được giao phụ trách văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành; phân công trách nhiệm cho cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ công việc được giao chủ trì giải quyết.

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn quy định. Người được giao giải quyết công việc trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức; khi bàn giao hồ sơ, tài liệu phải lập biên bản bàn giao có đủ chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; chủ trì xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lập kế hoạch và thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp từ các đơn vị, cá nhân; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; lưu giữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định.

Bộ phận công nghệ thông tin - chuyển đổi số của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kỹ thuật, an toàn và an ninh thông tin cho công tác vận hành, quản lý, sử dụng phần mềm được liên tục và thông suốt.

Đồng thời, tạo lập, quản lý hệ thống tài khoản và phân quyền người dùng truy cập phần mềm theo chức năng, nhiệm vụ. Tổ chức tập huấn và hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm. Phối hợp với các đơn vị liên quan khắc phục lỗi, vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, nâng cấp chức năng phần mềm. Giám sát, kiểm soát việc gửi, nhận, xử lý văn bản; tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu dữ liệu để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Tham mưu, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số đối với việc quản lý tài liệu điện tử và thực hiện các giải pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của phần mềm quản lý tài liệu điện tử của cơ quan; bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Xây dựng kiến trúc dữ liệu, chuẩn hoá và liên thông hệ thống, ứng dụng công nghệ mới (AI, tìm kiếm thông minh…).

Văn thư cơ quan giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức trong cơ quan; cập nhật danh mục hồ sơ (dự kiến) của cơ quan, tổ chức lên phần mềm ngay sau khi được ban hành; kịp thời phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin hướng dẫn, xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi, nhận văn bản điện tử.

Hướng dẫn này có hiệu lực từ ngày ký và thay thế Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan./.

Xem toàn văn Hướng dẫn số 06-HD/VPTW tại đây